O setor de Documentação Museológica tem a finalidade de resgatar, organizar e disponibilizar informações sobre o acervo. Entre suas atribuições está a guarda de documentos relacionados com a aquisição e movimentação dos objetos, além de relatórios técnicos, inventários e fichas de catalogação gerados a partir dos anos de 1980, que são fontes de referência para a produção de novos dossiês. Desde o seu surgimento, houve entre os responsáveis pela administração do Museu um esforço unânime em zelar pelas funções do estabelecimento de modo profissional.

Importante considerar que o Acervo Histórico do Museu do Zebu encontra-se em processo de planejamento, adequação e organização no momento. É dever da instituição cuidar para que tudo esteja instalado em dependências apropriadas para abrigar e proteger uma diversidade enorme de itens que são relevantes para o desenvolvimento de suas funções, permitindo-lhe adotar uma feição mais dinâmica ao assumir o papel de relevo que lhe cabe historicamente na administração dos vários aspectos que estão vinculados à memória da pecuária zebuína e seus desdobramentos nos cenários nacional e internacional.

Os cuidados com relação ao espaço devem estar adequados à organização metodológica correta da documentação histórica a fim de permitir a classificação, informatização, conservação, rápido acesso, digitalização e difusão das informações nele contidas. A Mapoteca, por exemplo, é outra área que, em breve, deverá estar em processo de organização. e classificação. O mesmo pode ser considerado para os acervos Iconográfico e Artístico, cujo maior intento é que esteja planejado de modo a permitir com eficácia a acessibilidade dos pesquisadores e interessados às milhares de imagens existentes em arquivos divididos entre fotos, slides, estampas, filmes e vídeos.

Saiba como consultar o Acervo Museológico

À rigor, a classificação de cada objeto fundamenta-se no critério que respeita a sua função. Essa função é, na maioria das vezes, entendida como original, utilitária e primária, devendo portanto ter um significado funcional. É atributo imutável e presente em todos os objetos, constituindo o critério básico da classificação. Embora a Museologia estabeleça algumas recomendações metodológicas para o registro dos objetos - como é possível observar nas políticas de planejamento oferecidas pelo MINC, o IBRAM e o IPHAN, por exemplo -, não há uma norma oficialmente homogênea para que isso aconteça. Desse modo, cada museu deve adotar uma sistemática própria, segundo sua própria conveniência, desde que esteja em consonância com as normas mínimas exigidas pelo setor.

Para facilitar a consulta virtual ao Acervo Museológico do Museu do Zebu, escolhemos disponibilizá-lo seguindo algumas classificações necessárias. Desse modo, cada uma das peças oferecerão dois tipos de identificação:

1) Fichas de Inventário: É o documento oficial de registro dos objetos da instituição. A partir dele é possível organizar e apresentar a relação exaustiva dos bens culturais que constituem o acervo próprio do museu, independentemente da modalidade de incorporação. Esse tipo de documentação visa à identificação e individualização de cada bem cultural e integra a respectiva documentação de acordo com as normas técnicas mais adequadas à sua natureza e características.

2) Fichas de Catalogação: Contêm informações extensivas sobre cada objeto da coleção do museu. Para a organização do Acervo Histórico foram criadas categorias de identificação dos itens para facilitar a sua consulta. Entre elas, definimos algumas modalidades que contemplam as informações mais importantes para identificação das características de todos os objetos do acervo, contendo número de registro; nome do objeto; data de registro; tipo de registro; autoria e função; observações. As categorias serão dividas em peças e objetos de uso técnico-científico; simbólicos e iconográfico; pessoais; pinturas e esculturas; documentos diversos. No inventário, diferentemente das fichas de catalogação, os itens são comuns a todas as coleções. As categorias serão dividas em peças e objetos de uso técnico-científico, simbólicos, pessoais, obras de arte e esculturas. Em breve, estarão disponponíveis aqui.